FB.271.1.2025 - Bankowa obsługa budżetu gminy Żarów oraz jednostek na lata 2025-2026

Gmina Żarów zaprasza Państwa do złożenia oferty na „Bankową obsługę budżetu gminy Żarów oraz  jednostek organizacyjnych gminy w latach 2025 – 2026”.

I. Zamawiający: Gmina Żarów, ul. Zamkowa 2, 58-130 Żarów.

1. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest realizacja zadania pn.: „Bankowa obsługa budżetu Gminy Żarów oraz jednostek organizacyjnych Gminy w latach 2025 – 2026”.

2. Zakres zamówienia obejmuje:
1. Prowadzenie bankowej obsługi budżetu Gminy Żarów oraz podległych jednostek organizacyjnych, obejmującej:
1) otwieranie i prowadzenie rachunków bankowych:
a) rachunków Gminy Żarów (1 rachunek oraz rachunek VAT),
b) rachunków pomocniczych Gminy Żarów,
c) rachunków gminnych jednostek organizacyjnych:
- Urząd Miejski w Żarowie (71 rachunków, w tym rachunek sum depozytowych oraz 29 rachunków VAT),
- Ośrodek Pomocy Społecznej w Żarowie (6 rachunków, w tym 1 rachunek VAT),
- Bajkowe Przedszkole w Żarowie (5 rachunków, w tym 1 rachunek VAT),
- Szkoła Podstawowa w Żarowie (4 rachunki, w tym 1 rachunek VAT),
- Szkoła Podstawowa w Imbramowicach (4 rachunki, w tym 1 rachunek VAT),
- Żłobek Miejski w Żarowie (4 rachunki, w tym 1 rachunek VAT).
d) rachunków pomocniczych jednostek organizacyjnych,
e) rachunków funduszy celowych Gminy Żarów i jednostek organizacyjnych, w tym rachunków związanych z realizacją zadań finansowanych ze środków własnych gminy, ze środków Unii Europejskiej, z Funduszy Rządowych i ze źródeł zagranicznych nie podlegających zwrotowi,
f) zamykanie rachunków bankowych, w ciągu dwóch dni roboczych od złożenia wniosku.
Uwaga: Zamawiający, w okresie obowiązywania umowy, zastrzega sobie prawo otwarcia w razie potrzeby innych rachunków bankowych, na warunkach określonych w ofercie wybranej w niniejszym zapytaniu ofertowym, w terminie dwóch dni roboczych od złożenia wniosku.
Zamawiający zastrzega sobie również prawo do zmiany ilości jednostek wykazanych w punkcie c - ze względu na zmiany organizacyjne.
Uwaga: Umowy na obsługę bankową będą sporządzane i zawierane odrębnie z każdą jednostką organizacyjną  po rozstrzygnięciu zapytania ofertowego.

2) Realizacja wszystkich rodzajów przelewów, do wszystkich banków wyłącznie w formie elektronicznej, w uzasadnionych przypadkach w formie papierowej (np. w przypadku awarii systemu elektronicznego) realizacja powinna następować tego samego dnia roboczego.

3) Udostępnienie systemu bankowości elektronicznej w jednostkach organizacyjnych Gminy, w tym między innymi: kompleksowe przeszkolenie w zakresie obsługi systemu wskazanych przez Zamawiającego osób (w siedzibie Zamawiającego i jednostek organizacyjnych Gminy lub zdalnie), bieżące doradztwo i pomoc w zakresie obsługi systemu, bieżąca obsługa techniczna systemu, w przypadku wystąpienia awarii systemu wymagane jest bezzwłoczne podjęcie działań w celu ich usunięcia; możliwość generowania potwierdzenia zrealizowanego przelewu, możliwość generowania i drukowania wyciągów bankowych.

4) Realizacja wpłat i wypłat gotówkowych przez posiadaczy rachunków objętych zamówieniem
 - w oddziale lub placówce na terenie miasta Żarów, w tym również wpłat dokonywanych w imieniu Gminy za pośrednictwem wyznaczonych inkasentów,

5) Udzielanie Zamawiającemu w każdym roku kredytu w rachunku bieżącym budżetu Gminy na pokrycie występującego w trakcie roku przejściowego deficytu budżetu, do wysokości określonej w każdym roku przez Radę Miejską w uchwale budżetowej, w terminie do 10 dni od daty zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego.
Kosztem kredytu w rachunku bieżącym będzie jedynie jego oprocentowanie, które powinno być oparte na stawce WIBOR 1 M. Odsetki będą naliczane tylko od kwoty wykorzystanego kredytu. Wysokość oprocentowania kredytu stanowić będzie suma stawki WIBOR 1 M i stałej marży podanej przez Wykonawcę w ofercie. Zamawiający wymaga, aby zabezpieczeniem kredytu był wyłącznie weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową.

6) Możliwość deponowania środków na oprocentowanych lokatach terminowych.
Lokowanie wolnych środków pieniężnych na lokatach krótkoterminowych na podstawie odrębnych dyspozycji Zamawiającego odbywać się będzie na warunkach każdorazowo ustalanych w wyniku indywidualnych negocjacji.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do lokowania wolnych środków pieniężnych w innych instytucjach finansowych.

7) „Zerowanie” rachunków bankowych zgodnie z dyspozycjami jednostek budżetowych polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na tych rachunkach na wskazany rachunek bankowy Gminy Żarów (np. niewykorzystane środki, naliczone odsetki bankowe, itp.).

8) Świadczenie usługi automatycznej identyfikacji przychodzących płatności masowych oraz zapewnienie współpracy tej usługi z systemem informatycznym Zamawiającego, w tym również:
- przeprowadzanie rozliczeń pieniężnych z tytułu zrealizowanych dyspozycji pieniężnych na rachunkach pomocniczych Zamawiającego,
- zautomatyzowanie identyfikacji płatnika i rodzaju płatności polegającej na udostępnieniu przez bank odpowiedniej liczby cyfr w ramach numeru rachunku,
- przekazywanie środków płatności masowych z rachunku pomocniczego tego samego dnia na konto/konta Zamawiającego,
- udostępnianie Zamawiającemu raportu dotyczącego masowych płatności z tytułu wpłat na rachunki pomocnicze najpóźniej do godziny 10.00 następnego dnia po dokonaniu wpłaty. Treść, rodzaj i formę udostępnienia raportu Zamawiający uzgodni z Wykonawcą,
- ilość wpłat dokonanych w miesiącu marcu 2023 roku przez osoby trzecie na rachunki Gminy wynosiła 1.995,
- ilość wpłat dokonanych w miesiącu czerwcu 2023 roku przez osoby trzecie na rachunki Gminy wynosiła 1.925.

2. Wykonawca nie będzie pobierał przez okres obowiązywania umowy opłat i prowizji:
1) za otwarcie rachunków bankowych,
2) za prowadzenie rachunków bankowych,
3) za sporządzanie aneksów, opinii bankowych o prowadzonych rachunkach oraz wydawanie innych opinii i zaświadczeń,
4) za realizację wszystkich przelewów (krajowych i zagranicznych),
5) za instalację i udostępnienie usługi systemu bankowości elektronicznej, w tym urządzeń do obsługi systemu (narzędzi do autoryzacji), za przeszkolenie niezbędnej ilości osób z zakresu obsługi systemu oraz za bieżące doradztwo, pomoc i aktualizacje systemu,
6) za zmianę kart wzorów podpisów,
7) za realizację wpłat i wypłat gotówkowych przez posiadaczy rachunków objętych zamówieniem,
8) z tytułu potwierdzenia stanu salda na rachunkach bankowych,
9) za abonament bankowości elektronicznej,
10) za serwisowanie systemu bankowości elektronicznej,
11) z tytułu obsługi lokat terminowych,
12) od niewykorzystanej części linii kredytowej w ramach przyznanego limitu kredytu w rachunku bieżącym, a także od wszelkich innych czynności związanych z obsługą linii kredytowej, za uruchomienie kredytu, za gotowość finansową, za zmiany zawartej umowy kredytowej,
13) za świadczenie usługi automatycznej identyfikacji przychodzących płatności masowych i za inne usługi z tym związane,
14) za dostęp do historii operacji wykonanych przelewów bankowych w trakcie obowiązywania umowy.
    
Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania opłat i prowizji bankowych od wpłat dokonywanych przez posiadaczy rachunków objętych zamówieniem (w tym inkasentów) -  dokonujących płatności na rzecz Gminy i jej jednostek organizacyjnych.
Natomiast osoby trzecie za dokonaną wpłatę na rzecz Zamawiającego będą płacić prowizję.

Zamawiający wymaga, aby rachunek sum depozytowych był oprocentowany.

3. Wymagania stawiane Wykonawcy przy wykonywaniu czynności związanych z obsługą bankową:
1) Wykonawca zapewni wykonywanie czynności związanych z obsługą kasową (realizacja wpłat i wypłat gotówkowych) budżetu Gminy Żarów oraz jednostek organizacyjnych Gminy w dni robocze w godz. od 10.00 do 16.00.
2) Wykonawca będzie posiadał oddział banku bądź placówkę na terenie miasta Żarów, które zapewnią pełną obsługę bankową Zamawiającego między innymi w zakresie operacji gotówkowych i bezgotówkowych, przez okres trwania umowy.
3) Wykonawca zapewni dokładny opis operacji na wyciągach bankowych i załącznikach do wyciągów bankowych w zakresie wpłat dokonywanych na rachunki Gminy i jej jednostek organizacyjnych.
4) Wykonawca będzie zobowiązany do przekazywania Zamawiającemu zawiadomienia o stanie rachunków bankowych na koniec każdego roku kalendarzowego.
5) Wykonawca będzie zobowiązany do zawarcia odrębnych umów z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Gminy Żarów, z zastrzeżeniem, iż wszystkie parametry finansowe dotyczące m. in. zarówno kosztów obsługi bankowej, a także istotne postanowienia umowy określone w zapytaniu ofertowym będą takie same jak dla rachunków Gminy, za wyjątkiem postanowień dotyczących kredytu w rachunku bieżącym budżetu Gminy i miesięcznego ryczałtowego kosztu obsługi bankowej, który będzie w całości ponoszony przez Gminę.
6) Po zakończeniu realizacji umowy Wykonawca zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu niezwłocznie bazę danych (wraz z oprogramowaniem umożliwiającym jej odczytanie) z archiwum operacji na rachunkach oraz słownik z danymi wprowadzonymi przez Zamawiającego (w tym: między innymi rachunki kontrahentów i dane teleadresowe), w formie uzgodnionej z Zamawiającym.
7) Bank ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe z jego winy wskutek nieterminowej lub
nieprawidłowej realizacji zlecenia płatniczego.
8) Bank ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wynikłe z nienależytego zabezpieczenia systemu bankowości elektronicznej przed działaniami osób nieupoważnionych.
9) Okres obowiązywania umowy według dat określonych w zapytaniu ofertowym.
10) Ceny jednostkowe oraz wskaźniki jednostkowe podane przez Wykonawcę w formularzu ofertowym zostaną przyjęte jako obowiązujące w umowie na obsługę bankową budżetu Gminy Żarów oraz jednostek organizacyjnych i nie mogą ulec zmianie w okresie obowiązywania umowy na niekorzyść Zamawiającego.
11) Bank nie będzie pobierał innych prowizji i opłat poza wymienionymi w formularzu ofertowym.
12) Łączny koszt prowadzenia bankowej obsługi budżetu Gminy Żarów oraz jednostek organizacyjnych Gminy będzie wynosił: ryczałtowa cena jednostkowa x ilość miesięcy, co stanowi wartość: ……………....................................................…zł.
13) W przypadku łączenia, przekształcenia jednostek organizacyjnych Zamawiającego lub powołania nowych jednostek organizacyjnych Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotowej usługi na warunkach zadeklarowanych w ofercie.
14)  Każda zmiana postanowień umowy musi być dokonana w formie aneksu do zawartej umowy.

1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, pod warunkiem przeprowadzenia ich zgodnie z poniższymi zasadami:
1) Zmiany mogą nastąpić w przypadku złożenia:
- wniosku Zamawiającego o dokonanie wskazanej zmiany,
- wniosku Zamawiającego, aby Wykonawca przedłożył propozycję zmiany,
- wniosku Wykonawcy.
Wniosek musi zawierać: m. in.: opis zmiany, uzasadnienie zmiany, koszt zmiany oraz wpływ zmiany na wysokość wynagrodzenia oraz czas wykonania zmiany. Uzasadnienie zmiany powinno zawierać opis korzyści z tytułu dokonania zmiany dla Zamawiającego.
2. Nie stanowi zmiany Umowy:
- zmiana stawki WIBOR 1 M,
- zmiana postanowień Umowy na skutek zmiany powszechnie obowiązującego prawa,
- w razie zmiany przepisów prawa, mających zastosowanie do Umowy, jej postanowienia z nimi sprzeczne tracą ważność zaś w ich miejsce będą miały zastosowanie przepisy znowelizowanego prawa,
- zmiana ilości operacji w trakcie trwania umowy nie stanowi zmiany zakresu obsługi i nie może stanowić podstawy do żądania przez Bank wyższych opłat i wskaźników jednostkowych niż zadeklarowane w złożonej ofercie.

15). W przypadku, gdy oddział Banku lub placówka nie będzie funkcjonować przez cały okres obowiązywania umowy Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od zawartej umowy.

16). Do umowy stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks Cywilny, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej.

17). W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży  w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonanej części umowy.

18). Jako sąd właściwy dla rozstrzygnięcia sporów związanych z realizacją Umowy, rozstrzygnie sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

3. Termin realizacji zamówienia:
Termin realizacji zamówienia: 12 miesięcy od daty zawarcia umowy tj. od 01.02.2025 r. do 31.01.2026 r.

4. Kryteria wyboru i sposób oceny oferty
1) Otwarcie ofert jest jawne. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Po otwarciu oferty Zamawiający poda nazwę firmy oraz adres Wykonawcy, którego oferta jest otwierana, a także informacje dotyczące ceny oferty.

2) Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający kierował będzie się następującymi kryteriami:
a) Cena ryczałtowa miesięczny koszt obsługi bankowej – waga kryterium: 70%;
b) Oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym – waga kryterium: 30 %;
Razem cena oferty: 100%.
3) Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o przedstawione wyżej kryteria oraz ich wagi. Oferty oceniane będą punktowo. Maksymalną ilość punktów, jaką po uwzględnieniu wag może osiągnąć oferta wynosi 100 pkt.

Punkty zostaną obliczone wg wzoru:
C = C1 + C2

C1 = minimalna cena ryczałtowa miesięczny koszt obsługi bankowej / cena ryczałtowa miesięczny koszt obsługi bankowej badanej oferty x 100 x 70 %
C2 = minimalne oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym / oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym badanej oferty x 100 x 30 %

gdzie:
C - ilość punktów, jaką po uwzględnieniu wag może osiągnąć oferta max. 100 pkt.
C1 - ilość punktów, jaką może osiągnąć oferta w kryterium „Cena ryczałtowa miesięczny koszt obsługi bankowej” wynosi max. 70 pkt.
C2 - ilość punktów, jaką może osiągnąć oferta w kryterium „Oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym” wynosi max. 30 pkt.

4) Za najkorzystniejszą uważa się ofertę, która uzyska największą ilość punktów.

5) W przypadku, gdy cena bądź wartość jednostkowa wybranego zadania w badanej ofercie będzie wynosiła 0,00 to dla celów obliczeniowych zostanie przyjęta wartość 0,01.

6) Do oceny oferty zostanie przyjęty WIBOR 1M z dnia 03.01.2025 roku.

7) Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną ryczałtową miesięcznego kosztu obsługi bankowej.

8) Zamawiający powiadomi o wynikach postępowania wszystkich oferentów. Wybranemu oferentowi Zamawiający wskaże termin i miejsce podpisania umowy.

5. Sposób przygotowania i dostarczenia oferty:
a) ofertę należy przesłać e-mailem na adres: skarbnik@um.zarow.pl, w formie skanu oryginału zawierającego podpis osoby składającej ofertę lub w formie elektronicznej opatrzoną podpisem elektronicznym,
b) termin złożenia oferty: do 16.01.2025 r. do godz. 15.30.

6. Osoby do kontaktu:
Renata Dawlewicz - tel. 74 30 67 357,
Grzegorz Trzebski – tel. 74 30 67 345