Bankowa obsługa budżetu Gminy Żarów oraz jednostek organizacyjnych Gminy w latach 2021 – 2023

Ta strona z dnia 27.01.2021, 13:27 została usunięta
Z powodu: archiwizacja
Informacja opublikowana: 28.12.2020, 11:58
Data zakończenia zapytania: 14.01.2021, 15:30
Data rozstrzygnięcia zapytania: 14.01.2021, 15:30
FB.271.1.2020 - ZAPYTANIE OFERTOWE


Gmina Żarów zaprasza Państwa do złożenia oferty na "Bankową obsługę budżetu gminy Żarów oraz jednostek organizacyjnych gminy w latach 2021 – 2023”.


I. Zamawiający: Gmina Żarów, ul. Zamkowa 2, 58-130 Żarów.


2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest realizacja zadania pn.: "Bankowa obsługa budżetu Gminy Żarów oraz jednostek organizacyjnych Gminy w latach 2021 – 2023”.


Zakres zamówienia obejmuje:

1. Prowadzenie bankowej obsługi budżetu Gminy Żarów oraz podległych jednostek organizacyjnych, obejmującej:

1) otwieranie i prowadzenie rachunków bankowych:

a) rachunków Gminy Żarów (1 rachunek oraz rachunek VAT),

b) rachunków pomocniczych Gminy Żarów,

c) rachunków gminnych jednostek organizacyjnych:

- Urząd Miejski w Żarowie (19 rachunków, w tym rachunek sum depozytowych oraz 19 rachunków VAT),

- Ośrodek Pomocy Społecznej w Żarowie (5 rachunków, w tym 1 rachunek VAT),

- Bajkowe Przedszkole w Żarowie (5 rachunków, w tym 1 rachunek VAT),

- Szkoła Podstawowa im. Jana Brzechwy w Żarowie (5 rachunków, w tym 1 rachunek VAT),

- Szkoła Podstawowa im. UNICEF w Imbramowicach (5 rachunków, w tym 1 rachunek VAT),

- Szkoła Podstawowa im. Anny Jenke w Mrowinach (5 rachunków, w tym 1 rachunek VAT),

- Żłobek Miejski w Żarowie (5 rachunków, w tym 1 rachunek VAT).

d) rachunków pomocniczych jednostek organizacyjnych,

e) rachunków funduszy celowych Gminy Żarów i jednostek organizacyjnych, w tym rachunków związanych z realizacją zadań finansowanych ze środków własnych gminy, budżetu Unii Europejskiej i ze źródeł zagranicznych nie podlegających zwrotowi,

f) zamykanie rachunków bankowych, w ciągu dwóch dni roboczych od złożenia wniosku na piśmie.


Uwaga: Zamawiający, w okresie obowiązywania umowy, zastrzega sobie prawo otwarcia w razie potrzeby innych rachunków bankowych, na warunkach określonych w ofercie wybranej w niniejszym zapytaniu ofertowym, nie później niż następnego dnia roboczego od złożenia wniosku na piśmie.

Zamawiający zastrzega sobie również prawo do zmiany ilości jednostek wykazanych w punkcie c - ze względu na zmiany organizacyjne.

Uwaga: Umowy na obsługę bankową będą sporządzane i zawierane odrębnie z każdą jednostką organizacyjną po rozstrzygnięciu zapytania ofertowego.

2) Realizacja wszystkich rodzajów przelewów, do wszystkich banków wyłącznie w formie elektronicznej, w uzasadnionych przypadkach w formie papierowej (np. w przypadku awarii systemu elektronicznego) realizacja powinna następować tego samego dnia roboczego.

3) Udostępnienie systemu bankowości elektronicznej w jednostkach organizacyjnych Gminy (w tym między innymi: kompleksowe przeszkolenie w zakresie obsługi systemu wskazanych przez Zamawiającego osób (w siedzibie Zamawiającego i jednostek organizacyjnych Gminy), bieżące doradztwo i pomoc w zakresie obsługi systemu, bieżąca obsługa techniczna systemu, w przypadku wystąpienia awarii systemu wymagane jest bezzwłoczne podjęcie działań w celu ich usunięcia, możliwość generowania potwierdzenia zrealizowanego przelewu, możliwość generowania i drukowania wyciągów bankowych.


4) Realizacja wpłat i wypłat gotówkowych przez posiadaczy rachunków objętych zamówieniem
- w oddziale lub placówce na terenie miasta Żarów.

5) Wydawanie czeków jednostkom organizacyjnym Gminy.


6) Udzielanie Zamawiającemu w każdym roku kredytu w rachunku bieżącym budżetu Gminy na pokrycie występującego w trakcie roku przejściowego deficytu budżetu, do wysokości określonej w każdym roku przez Radę Miejską w uchwale budżetowej, w terminie 10 dni od daty zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego.

Kosztem kredytu w rachunku bieżącym będzie jedynie jego oprocentowanie, które powinno być oparte na stawce WIBOR 1 M. Odsetki będą naliczane tylko od kwoty wykorzystanego kredytu. Wysokość oprocentowania kredytu stanowić będzie suma stawki WIBOR 1 M i stałej marży podanej przez Wykonawcę w ofercie. Zamawiający wymaga, aby zabezpieczeniem kredytu był wyłącznie weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową.


7) Automatyczne lokowanie środków pieniężnych pozostających na koniec dnia na wszystkich rachunkach bankowych na lokatach „Overnight”, pod warunkiem, że saldo konta rachunku jest równe lub przekracza kwotę 30.000 zł.

Oprocentowanie środków pieniężnych gromadzonych na rachunkach bieżących poniżej kwoty 30.000 zł w oparciu o stawkę WIBID 1M +/- marża. Odsetki od środków zgromadzonych na rachunkach bieżących będą naliczane i dopisywane do rachunków na koniec każdego miesiąca.


8) Możliwość deponowania środków na oprocentowanych lokatach terminowych.

Lokowanie wolnych środków pieniężnych na lokatach krótkoterminowych lub długoterminowych na podstawie odrębnych dyspozycji Zamawiającego odbywać się będzie na warunkach każdorazowo ustalanych w wyniku indywidualnych negocjacji.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do lokowania wolnych środków finansowych w innych instytucjach finansowych.


9) Zapewnienie obsługi pracowników Zamawiającego poza kolejnością podczas dokonywania wpłat i wypłat gotówkowych w imieniu Zamawiającego w siedzibie Wykonawcy oraz podczas załatwiania innych spraw związanych z przedmiotem niniejszego zamówienia.


10) „Zerowanie” rachunków bankowych zgodnie z dyspozycjami jednostek budżetowych polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na tych rachunkach na wskazany rachunek bankowy Gminy Żarów (np. niewykorzystane środki, naliczone odsetki bankowe, itp.).


11) Przeksięgowanie w dniu 31 grudnia skapitalizowanych odsetek bankowych z określonych rachunków bankowych jednostek budżetowych Gminy na dzień 31 grudnia każdego roku na rachunek bieżący Gminy.


12) Świadczenie usługi automatycznej identyfikacji przychodzących płatności masowych oraz zapewnienie współpracy tej usługi z systemem informatycznym Zamawiającego, w tym również:

- przeprowadzanie rozliczeń pieniężnych z tytułu zrealizowanych dyspozycji pieniężnych na rachunkach pomocniczych Zamawiającego,

- zautomatyzowanie identyfikacji płatnika i rodzaju płatności polegającej na udostępnieniu przez bank odpowiedniej liczby cyfr w ramach numeru rachunku,

- przekazywanie środków płatności masowych z rachunku pomocniczego tego samego dnia na konto Zamawiającego,

- udostępnianie Zamawiającemu raportu dotyczącego masowych płatności z tytułu wpłat na rachunki pomocnicze najpóźniej do godziny 10.00 następnego dnia po dokonaniu wpłaty. Treść, rodzaj i formę udostępnienia raportu Zamawiający uzgodni z Wykonawcą,

- ilość wpłat dokonywanych w miesiącu marcu 2020 roku przez osoby trzecie na rachunki Gminy wynosiła 2.006,

- ilość wpłat dokonywanych w miesiącu czerwcu 2020 roku przez osoby trzecie na rachunki Gminy wynosiła 2.025,

13) Bezpłatne wydawanie lub przedłużanie ważności tokenów.


2. Wykonawca nie będzie pobierał przez okres obowiązywania umowy opłat i prowizji:

1) za otwarcie rachunków bankowych,

2) za prowadzenie rachunków bankowych,

3) za wydawanie aneksów, opinii bankowych o prowadzonych rachunkach oraz innych opinii i zaświadczeń,

4) za realizację wszystkich przelewów (krajowych i zagranicznych),

5) za instalację i udostępnienie usługi systemu bankowości elektronicznej, w tym urządzeń do obsługi systemu (narzędzi do autoryzacji), za przeszkolenie niezbędnej ilości osób z zakresu obsługi systemu oraz za bieżące doradztwo, pomoc i aktualizacje systemu,

6) za zmianę kart wzorów podpisów,

7) za realizację wpłat i wypłat gotówkowych przez posiadaczy rachunków objętych zamówieniem,

8) z tytułu potwierdzenia stanu salda na rachunkach bankowych,

9) za abonament bankowości elektronicznej,

10) za serwisowanie systemu bankowości elektronicznej,

11) z tytułu obsługi lokat terminowych, lokat „Overnight”,

12) od niewykorzystanej części linii kredytowej w ramach przyznanego limitu kredytu w rachunku bieżącym, a także od wszelkich innych czynności związanych z obsługą linii kredytowej, a w szczególności za rozpatrzenie wniosku o kredyt w rachunku bieżącym, za uruchomienie kredytu, za gotowość finansową, za zmiany zawartej umowy kredytowej,

13) za świadczenie usługi automatycznej identyfikacji przychodzących płatności masowych i za inne usługi z tym związane,

14) za wydawanie lub przedłużanie ważności tokenów,

15) za dostęp do historii operacji wykonanych przelewów bankowych w trakcie obowiązywania umowy.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania opłat i prowizji bankowych od wpłat podatków, opłat i innych należności dokonywanych na rzecz Gminy i jej jednostek organizacyjnych.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania opłat bankowych za druki czeków gotówkowych.

Zamawiający wymaga, aby rachunki jednostek organizacyjnych Gminy oraz rachunek bieżący budżetu Gminy były oprocentowane.


3. Wymagania stawiane Wykonawcy przy wykonywaniu czynności związanych z obsługą bankową:

1) Wykonawca zapewni wykonywanie czynności związanych z obsługą kasową (realizacja wpłat i wypłat gotówkowych) budżetu Gminy Żarów oraz jednostek organizacyjnych Gminy w dni robocze w godz. od 10.00 do 16.30.


2) Wykonawca będzie posiadał oddział banku bądź placówkę na terenie miasta Żarów, które zapewnią pełną obsługę bankową Zamawiającego między innymi w zakresie operacji gotówkowych i bezgotówkowych, przez okres trwania umowy.


3) Wykonawca zapewni dokładny opis operacji na wyciągach bankowych i załącznikach do wyciągów bankowych w zakresie wpłat dokonywanych na rachunki Gminy i jej jednostek organizacyjnych.


4) Wykonawca będzie zobowiązany do przekazywania Zamawiającemu zawiadomienia o stanie rachunków bankowych na koniec każdego roku kalendarzowego.


5) Wykonawca będzie zobowiązany do zawarcia odrębnych umów z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Gminy Żarów, z zastrzeżeniem, iż wszystkie parametry finansowe dotyczące zarówno kosztów obsługi bankowej, oprocentowania środków na rachunkach, lokowania środków,
a także istotne postanowienia umowy określone w specyfikacji będą takie same jak dla rachunków Gminy, za wyjątkiem postanowień dotyczących kredytu w rachunku bieżącym budżetu Gminy i miesięcznego ryczałtowego kosztu obsługi bankowej, który będzie w całości ponoszony przez Gminę.


6) Wykonawca zapewni obsługę pracownika danej jednostki organizacyjnej Gminy załatwiającego sprawy związane z przedmiotem niniejszego zamówienia - poza kolejnością.


7) Po zakończeniu realizacji umowy Wykonawca zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu niezwłocznie bazę danych (wraz z oprogramowaniem umożliwiającym jej odczytanie) z archiwum operacji na rachunkach oraz słownik z danymi wprowadzonymi przez Zamawiającego (w tym: między innymi rachunki kontrahentów i dane teleadresowe), w formie uzgodnionej z Zamawiającym.


8) Bank ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe z jego winy wskutek nieterminowej lub
nieprawidłowej
realizacji zlecenia płatniczego.


9) Bank ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wynikłe z nienależytego zabezpieczenia systemu bankowości elektronicznej przed działaniami osób nieupoważnionych.


10) Okres obowiązywania umowy według dat określonych w zapytaniu ofertowym.


11) Ceny jednostkowe oraz wskaźniki jednostkowe podane przez Wykonawcę w formularzu ofertowym zostaną przyjęte jako obowiązujące w umowie na obsługę bankową budżetu Gminy Żarów oraz jednostek organizacyjnych i nie mogą ulec zmianie w okresie obowiązywania umowy na niekorzyść Zamawiającego.


12) Bank nie będzie pobierał innych prowizji i opłat poza wymienionymi w formularzu ofertowym.


13) Łączny koszt prowadzenia bankowej obsługi budżetu Gminy Żarów oraz jednostek organizacyjnych Gminy będzie wynosił: ryczałtowa cena jednostkowa x ilość miesięcy, co stanowi wartość: ……………....................................................…zł.


14) W przypadku łączenia, przekształcenia jednostek organizacyjnych Zamawiającego lub powołania nowych jednostek organizacyjnych Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotowej usługi na warunkach zdeklarowanych w ofercie.


15) Każda zmiana postanowień umowy musi być dokonana w formie aneksu do zawartej umowy,

4. Zgodnie z art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, pod warunkiem przeprowadzenia ich zgodnie z poniższymi zasadami:


1) Zmiany mogą nastąpić w przypadku złożenia:

- wniosku Zamawiającego o dokonanie wskazanej zmiany,

- wniosku Zamawiającego, aby Wykonawca przedłożył propozycję zmiany,

- wniosku Wykonawcy,


Wniosek musi zawierać: opis zmiany, uzasadnienie zmiany, koszt zmiany oraz wpływ zmiany na wysokość wynagrodzenia, czas wykonania zmiany oraz wpływ zmiany na termin zakończenia umowy. Uzasadnienie zmiany powinno zawierać opis korzyści z tytułu dokonania zmiany dla Zamawiającego.


2) Każda zmiana postanowień musi być dokonana w formie aneksu do zawartej umowy.


5. Nie stanowi zmiany Umowy w rozumieniu art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych:

- zmiana stawki WIBOR 1 M, WIBID 1 M,

- zmiana postanowień Umowy na skutek zmiany powszechnie obowiązującego prawa,

- w razie zmiany przepisów prawa, mających zastosowanie do Umowy, jej postanowienia z nimi sprzeczne tracą ważność zaś w ich miejsce będą miały zastosowanie przepisy znowelizowanego prawa.

- zmiana ilości operacji w trakcie trwania umowy nie stanowi zmiany zakresu obsługi i nie może stanowić podstawy do żądania przez Bank wyższych opłat i wskaźników jednostkowych niż zadeklarowane w złożonej ofercie.

6. W przypadku, gdy Wykonawca nie posiada placówki lub oddziału na terenie miejscowości Żarów
i nie utworzy takiej placówki bądź oddziału na terenie miejscowości Żarów, w terminie do 01.02.2021 r. lub placówka lub oddział nie będzie funkcjonować przez cały okres obowiązywania umowy Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od zawartej umowy.


7. Do umowy stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks Cywilny, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej.


8. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonanej i odebranej części umowy.


9. Jako sąd właściwy dla rozstrzygnięcia sporów związanych z realizacją Umowy, rozstrzygnie sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.


3. Termin realizacji zamówienia:

Termin realizacji zamówienia: 24 miesiące od daty zawarcia umowy tj. od 01.02.2021 r. do 31.01.2023 r.


4. Kryteria wyboru i sposób oceny oferty


1) Otwarcie ofert jest jawne. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Po otwarciu oferty Zamawiający poda imię i nazwisko, nazwę firmy oraz adres Wykonawcy, którego oferta jest otwierana, a także informacje dotyczące ceny oferty.


2) Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający kierował będzie się następującymi kryteriami:

a) Cena ryczałtowa miesięczny koszt obsługi bankowej – waga kryterium: 80%;

b) Oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym – waga kryterium: 20 %;


Razem cena oferty: 100%.


3) Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o przedstawione wyżej kryteria oraz ich wagi. Oferty oceniane będą punktowo. Maksymalną ilość punktów, jaką po uwzględnieniu wag może osiągnąć oferta wynosi 100 pkt.


Punkty zostaną obliczone wg wzoru:

C = C1 + C2


C1 = minimalna cena ryczałtowa miesięczny koszt obsługi bankowej / cena ryczałtowa miesięczny koszt obsługi bankowej badanej oferty x 100 x 80 %

C2 = minimalne oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym / oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym badanej oferty x 100 x 20 %


gdzie:

C - ilość punktów, jaką po uwzględnieniu wag może osiągnąć oferta max. 100 pkt.

C1 - ilość punktów, jaką może osiągnąć oferta w kryterium „Cena ryczałtowa miesięczny koszt obsługi bankowej” wynosi max. 80 pkt.

C2 - ilość punktów, jaką może osiągnąć oferta w kryterium „Oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym” wynosi max. 20 pkt.


4) Za najkorzystniejszą uważa się ofertę, która uzyska największą ilość punktów.


5) W przypadku, gdy cena bądź wartość jednostkowa wybranego zadania w badanej ofercie będzie wynosiła 0,00 to dla celów obliczeniowych zostanie przyjęta wartość 0,01.

6) Do oceny oferty zostanie przyjęty WIBOR 1M i WIBID 1M z dnia 31.08.2020 roku.


7) Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną ryczałtową miesięcznego kosztu obsługi bankowej.


8) Zamawiający powiadomi o wynikach postępowania wszystkich oferentów. Wybranemu oferentowi Zamawiający wskaże termin i miejsce podpisania umowy.


5. Sposób przygotowania i dostarczenia oferty:

a) ofertę należy złożyć w formie pisemnej, zamkniętej kopercie według wzoru oferty będącego załącznikiem do niniejszego zapytania ofertowego,

Koperta winna być opisana:


Gmina Żarów
ul. Zamkowa 2
58-130 Żarów

Zapytanie ofertowe pn.:

"Bankowa obsługa budżetu Gminy Żarów oraz jednostek organizacyjnych Gminy

w latach 2021 – 2023”

nie otwierać przed 14.01.2021 r., przed godz. 15:30.



Opakowanie wewnętrzne poza oznakowaniem jak wyżej powinno być opisane nazwą i adresem Wykonawcy.

Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nienależytego oznakowania opakowania lub braku którejkolwiek z wymaganych informacji.

b) ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Biurze Obsługi Klienta,

c) termin złożenia oferty: do 14.01.2021 r do godz. 15.30.


6. Osoby do kontaktu:

Renata Dawlewicz - tel. 74 30 67 357,

Grzegorz Trzebski – tel. 74 30 67 345


ZAŁĄCZNIKI

Załączniki składające się na integralną część zapytania:

1.Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy - Oferta

Załączniki:
  1. Odpowiedzi na pytania wykonawców - I (08.01.2021, 11:26) - pobrań: 140
  2. Odpowiedzi na pytania wykonawców - II (08.01.2021, 11:27) - pobrań: 131
  3. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty (19.01.2021, 08:24) - pobrań: 140
Opublikował: Marcin Wolfram
Publikacja dnia: 28.12.2020, 11:58
Dokument oglądany razy: 750